Het is altijd opvallend hoe wisselend de informatiedichtheid is bij presentaties en overleggen. De één is in staat om effectief in vijf minuten te vertellen, waar anderen een half uur voor nodig hebben. Sommigen zijn meester in het praten, zonder iets te zeggen, anderen proppen hun verhaal zó vol met info, dat er een overdosis ontstaat. Wat ons opvalt is dat er grote verschillen bestaan in de informatiedichtheid in presentaties of overleggen.

Het is een kunst om niet te veel, maar ook niet te weinig te vertellen per tijdseenheid. Om hierin wat duidelijkheid te geven, kun je presentaties (in trainingen of werkoverleggen bijvoorbeeld) aan de hand van een 5-puntschaal beoordelen. En we kijken nu alleen naar de informatiedichtheid van een presentatie. We gaan van lage dichtheid naar hoge dichtheid.

Gebakken lucht
Je kent ze wel, mensen die praten, zonder dat er iets verteld wordt. Veelal gebruikt men abstract en passief taalgebruik en worden er honderden niet-terzake doende voorbeelden gebruikt. Aan het einde van het verhaal denk je: “Waar heb ik nou eigenlijk naar zitten luisteren?”

Souffle
De souffle is lucht met een smaakje. In de oven gebakken, mag je halverwege het bakproces de ovendeur ook niet opendoen, want dan stort alles in. Je moet heel goed luisteren, wil je een clou of boodschap horen. Vaak ben je in staat na de presentatie van 30 sheets, het verhaal in één krachtige oneliner samen te vatten, zonder al te veel informatieverlies.

Witte boterham met kaas
De informatiedichtheid / voedzaamheid neemt toe. Het eerste deel van de presentatie zit je geboeid te luisteren, maar na verloop van tijd neemt de aandacht af. De spreker valt in herhaling en/of er komt niets nieuws meer. Omdat we sneller kunnen luisteren dan dat de ander spreekt, dwalen de gedachten af en is de spreker ons kwijt. Toch is er zinnige informatie overgebracht en zijn we wat wijzer. Het mag alleen wat sneller en effectiever.

Bord erwtensoep
De lepel staat rechtop in deze presentatie. Voedzaam en lekker. De informatiedichtheid in deze presentatie is precies goed, niet te veel, niet te weinig. De spreker voedt zijn gehoor op zo’n manier dat hij de aandacht vasthoudt zonder dat hij te veel informatie geeft en het publiek overvoert. Je zit op het puntje van de stoel en bent geboeid door het verhaal. Als het goed is, heeft de presentatie ook nog een structuur als een kop-romp-staart.

Kilo noga
Te veel van het goede. Je kent ze wel, de presentaties waar de spreker te veel in te weinig tijd wil stoppen. Powerpointsheet na powerpointsheet ingewikkelde tabellen, teksten en details. Te veel en te snel. “Oh, ik heb maar een kwartier? Dan vertel ik mijn 1 uur durende presentatie (312 sheets) in een kwartier.” Dan is het goed om keuzes te maken en te schrappen.

Kortom: deze vijf-puntschaal werkt uitstekend om presentaties tijdens overleggen of bijeenkomsten te evalueren. Op een gegeven moment weet je het verschil tussen een souffle-presentatie en noga-presentatie haarfijn te duiden.